In ein Personaldossier gehören Bewerbungsschreiben, Zeugnisse, Lohnzettel, Stellenbeschreibungen, Arbeitsverträge und einige andere Dokumentarten. Bisher werden diese Dokumente meist in Papierform in Schränken mit Hängeregistermappen abgelegt. In wenigen Fällen werden innerhalb einer Mappe noch zusätzliche Register eingefügt, damit der HR-Verantwortliche zumindest eine etwas bessere Übersicht behält.

Wenn ein Mitarbeiter Einsicht in seine Unterlagen nimmt oder der Personalverantwortliche ein bestimmtes Dokument einsehen will, geht wertvolle Zeit verloren, diese Dokumente zu suchen oder für die Vorlage zu bündeln.

Ein weiteres Problem stellt die räumliche und notwendige Sicherheit dar. Sämtliche Personalunterlagen sind in verschlossenen Registraturschränken und Büros untergebracht. Die Aufwände, um beispielsweise das letzte Protokoll eines Mitarbeitergespräches zu finden, kann in Abwesenheit der HR-Verantwortlichen sehr viel Zeit in Anspruch nehmen und verursacht damit hohe Kosten.

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